Det er faktisk ikke så kompliceret. Kontakt din lokale kommunikationsafdeling for råd og vejledning.

Når du starter et animationsprojekt, er det vigtigt, at du forbereder dig. Erfaringen viser, at det har stor indflydelse på arbejdsprocessen og på den endelige animation, hvor grundigt du og dine kollegaer har forberedt jer.

Undersøg om der allerede er lavet en animation, der kan løse dit behov. Eller overvej, om der kunne være andre afdelinger med samme behov som dig, som du med fordel kunne arbejde sammen med, om en fælles løsning.

Når du forbereder dig, er det vigtigt at lave en klar og tydelig beskrivelse af, hvad du vil formidle, hvem du vil formidle til og inden for hvilke rammer. Ofte kan afdelingens øvrige kommunikation til borgere fungere som et godt redskab til at konkretisere og præcisere animationens formål og indhold. Inddrag også gerne andres perspektiver, fx borgere, patienter, pårørende og kollegaer.

Her finder du en skabelon for projektbeskrivelsen.

Nedsæt en arbejdsgruppe, og inddrag de relevante personer i forhold til viden, kompetencer og motivation (max 5-6 personer). Aftal en klar og tydelig rolle- og ansvarsfordeling og fordel gerne følgende roller mellem jer:

- kommunikationsansvarlig (til sproglig sparring)
- kreativ ansvarlig (animator)
- projektleder (strategi og struktur)
- tovholder (kommunikativt bindeled).

Særligt tovholderen er afgørende for et effektivt forløb og et konstruktivt samarbejde.

Kom med et bud på en realistisk tidsplan for projektet og aftal deadlines og milepæle med animator. Sørg for at være fleksibel overfor uforudsete udfordringer.

Her finder du en skabelon for tidsplanen.

Sørg for at afstemme generelle forventninger både internt i arbejdsgruppen og med animator. I bør nå til en fælles forståelse for arbejdsmetoder, feedback, responstid, overholdelse af deadlines, mødeformer og forberedelse.

Det kan være en god idé, at I har et særligt fokus på feedback, og at I udarbejder nogle klare retningslinjer for typen af feedback. Og at feedback, i det omfang det er muligt, gives på fysiske møder.

Borgerne kan hjælpe med at opnå indsigt i forventninger og behov der kan kvalificere animationens indhold og til at teste, at budskabet går klart og tydeligt igennem.

Det kan være gennem telefoniske interviews af borgeren med afsæt i et spørgeskema, besøg i klinikken, hvor animatoren observerer og/eller stiller spørgsmål til borgeren, eller gennem udfyldelse af spørgeskemaer ved besøg og konsultationer i borgerens hjem.

Beslut hvorfor, hvem og hvordan I vil inddrage borgerne i processen, og aftal hvem der er ansvarlig for at finde og rekruttere personer fra målgruppen, koordinere og indhente samtykkeerklæringer samt indsamle og bearbejde den nye viden.

Se forslag til spørgeramme ved brugerundersøgelse af animationsfilm

Få allerede tidligt i processen hjælp af din lokale kommunikationsafdeling til at lægge en implementerings- og lanceringsplan for, hvor og hvordan animationen kommer ud til borgerne. Er det gennem patient- eller borgervejledninger, mail, sms eller viser i filmen til borgerne under konsultationer?

I den forbindelse kan det være rart at vide, at du fra animatoren kan forvente at modtage animationsfilmen og en grafikpakke, der som udgangspunkt indeholder de enkelte grundillustrationer som PNG-filer.